5月7日有幸参加上海锦江饭店小礼堂内召开的某网络公司巡展会议，会议圆满结束，但细节上还是有许多问题值得注意，为大家罗列了以下要点仅供参考。

会场选址：好会场、好时间、好会议

本次会议最成功的一个部分，位于茂名南路的锦江饭店是上海首家国宾馆，有着良好的历史背景，在上海酒店行业内颇具影响力。加上市中心的便利交通，选址堪称优秀。

百会通建议：市中心、交通便利的会议场地条件永远是会议的首选。但是，他们价格相对会更高。在会议筹办初期，因首先考虑参会人员的抵达方式，区分为本地和外地，其次考虑预算问题，如果选址偏远，那么请让酒店方安排巴士，这样的专车接送也非常受参会者欢迎。

人员入场：好的开始往往是成功的一半

14：30会议开始却让我13：30抵达会场，对于不喜欢迟到的人来说，这简直是折磨。
百会通建议：要求参会人员提前到场固然对整个会议的顺利进行时需要的，但过于苛刻的要求，对参会人员来说，无形中是一种负担。所以半小时的等待时间因该作为一个最大值来计算，毕竟大多数参会者不愿意看到迟到的尴尬局面。酒店大堂内应置放会议力牌或安排指引人员，让参会人员第一时间可以找到会议地点。

会议历程：会议所安排历程总和实际效果有差距

15：45分互动活动，那么在闲暇之余，参会人员精神受到愉悦后，因该马上进行下一个环节，但总会出现这样那样的问题，诸如讲师、音响故障等故障。

百会通建议：这样的问题不可预计，因为会议本生就是一个多变的过程，演讲内容是否能与参会者产生共鸣、设施条件、服务人员，这些在参观会场时都无法第一时间表现出来。一个有经验的会议组织者，往往会预备2套以上的方案以供特殊情况选择。退一步而言，起码需要参会人员情绪愉悦，无论会议实质效果如何，至少对组织方会留下良好的印象。

会场布局：只有舒适的会议才会有最好的效果

原本容纳450人的会场使用500人的剧院式摆放，另加上1个小时的原地等待，造成参会人员疲劳，势必影响参会效果。

百会通建议：一场高质量的会议，必须要考虑参会人员的舒适程度，布局宽阔、柔软的桌椅、厚质的地毯、柔和的灯光，都是非常不错的选择。如果条件允许，在会议开始前播放与会议相关的影视宣传作品，减压的同时能够让参会人员更快融入会议状态。

音响设施：请让洪亮的声音贯穿全场

此次会议的音响设备设立在会场前端，500多个平方米的长方形会议室，虽然能够满足扩音的需要，但是无法保证后排参会人员的注意力集中与关注。

百会通建议：在预定会场时，因该询问场地内的音响是否有环绕设备，尽量考虑会议吵杂情况下，音响设备是否能够达到要求，并且询问酒店陪同人员之前会议召开情况。

投影仪：投影仪因该无闪烁亮度高

不可否认这次的投影仪很糟糕，暗淡的色泽、不断闪烁的画面，光线以白色为主基调。

百会通建议：投影仪的闪烁对视觉有影响，选择流明度高的投影仪，并且当场播放几组影视作品进行尝试。

退场：退场？请想象几百个人同时退场

500个人同时退场情形，场面异常浩大，不断增加的座位导致场内边门无法打开。整个退场程序使用了至少15分钟。

百会通建议：在选择会场的时候，首先要考虑通道通行问题，无论一天还是半天的会议，退场时人们都会显得异常疲劳，这样的状态难免有一些疏忽会出现。通道的层高、是否有斜坡、转角处尽量避免杂物安放这些问题有因该被考虑在内，愉快的会议因该用愉快的退场来配合。