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会议中的让团队活起来-如何防范会议中的4种“会议通病”

会,合也《说文》;
会,聚也《广雅》
相信将员工集中起来在酒店或者风景宜人的地方开会,是一件令人惬意和雅致的事情!相信心情好,环境好,是能够给予大家创造在会议中达成更好共识的外部条件。

往往会议中,除了工作目标什么还有非常重要?就是参与会议的员工们组成的团队,他们能否和会议的目标形成“合“与”聚“吗?据统计事后的有效会议与无效会议的会议中,其达成行动计划严谨程度和SMART程度是极其相似的,但是为什么会有结果有效和无效之分,最大问题----没有渗透团队的心灵深处并得到认同感。我看看如下常见症状
第一种:你说你的,我做我的?---听力障碍症
临会症状:
 不顾及会议内容,以接电话或者紧急邮件事务为借口,离开会议现场
 或者占据有利于闭目养神的“阵地”,进行各种形式的“浅睡眠”
易发人群:
 业绩较好的部门或者个人
 有相关业务借口为护生符的员工
病因分析
1、 业绩较好的部门或者个人,并不承认他们的业绩来源众多部门或者支持部门的付出,因此会觉得会议内容是针对其他部门的同事和个人!对自己是无所谓的(这个病症需要强迫治疗法,后面提到节目表演单的方式比较有效)
2、 相关业务借口为护生符的员工,相信真的有事务都属于紧急重要或者棘手,如果真正会影响到公司战略业务目标,相信会议组织不会在这个时候来组织会议的,相反这些有护生符的员工都是不擅长如何安排好工作后进入会议
3、 会议组织和流程内容重复,主题不明确,没有引发会议目标人群重视导致忽视会议目的
4、 特别在长篇报告会议以及任务布置会议中会产生这样的症状
治疗方案
1、 强化会议主持人的权威,一人不够的话,形成会议主持小组!当然会议的主持小组成员必须自己的行为必须端正
2、 讨论互动:会议模块负责人宣讲完毕后必须安排提问时间,让参加会议者有讨论机会以及发表自己的观点,便于了解会议中内容核心要点!此方法为常用法之一,但是如何让参与者提问是关键以及时间控制是关键。
3、 先做互动活动借此打破会议开局,让所有人知道本次会议的目的、与会人员的要求
4、 让大家事先安排好工作事务,如有会议离场处理重要公事的与会人员,在会议茶歇后下个议题开始前抽取节目表演单进行表演(当然节目表演单不会为难大家,也不会影响与会者的尊严)
5、 根据大家兴奋度以及会议模块发言人的风格,沉稳、幽默、平淡、激情交错安排
因此在这个“会议听力障碍症”里不仅要从会议风格是否能够唤起与会者的心动,而且利用好会议的流程和发言者的演讲风格让与会者现场进行互动。用会前活动互动、发言人风格顺序、事先工作要求、以及节目表演单4种组合可以有效解决“会议听力障碍症”。

(另外三大通病待续)

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